Verwaltung der Sammlung [Sonstige]

Sammlungsverwaltung - Menü
Sammlungsverwaltung – Menü

Ich war schon immer darauf bedacht eine Übersicht über alle möglichen Gegenstände zu haben, wenn diese eine gewisse Anzahl überschreiten.
So auch bei meiner Sammlung, die inzwischen doch einen gewissen Umfang hat.
Damit ich einen Überblick habe, begann ich vor einiger Zeit, alles mit einer einfachen Excel-Tabelle zu verwalten. Damit waren aber die Möglichkeiten zur Auswertung nicht so wie ich es mir vorstellte, begann ich nach einer Software zu suchen und wurde dann auch fündig.
Leider war diese Software kostenpflichtig und für regelmäßige Updates musste jedes Jahr bezahlt werden. Das Programm war auch nicht „maßgeschneidert“, sondern eigentlich für die Verwaltung einer Sammlung für Modelleisenbahnen gedacht. Daher hatte es viele Felder, für die ich keine Verwendung hatte und auf der anderen Seite fehlten mir Felder, die für mich wichtig waren.
Ebenso wie die Auswertungsmöglichkeiten – z.B. will ich Zugriff auf Listen haben, welche Spiele zu einem bestimmten System in meiner Sammlung sind, falls ich über eine Auktion stolpere.

Sammlungsverwaltung - Menü
Sammlungsverwaltung – das Menü in der aktuellen Form mit einigen Abfragen

Nach weiterer (erfolgloser) Suche entschloss ich mich, die Datenbank Microsoft Access zu verwenden.  Es ist vielleicht etwas übertrieben, aber eben auch sehr an die eigenen Bedürfnisse anpassbar.
Die ersten Schritte machte ich mit einem Export aus dem externen Programm und Import in Excel, um die Daten anschließend in bereinigter Form in Access zu übernehmen.
Inzwischen habe ich die Daten fast aller Objekte erfasst und passe die Verwaltung immer mehr meinen persönlichen Bedürfnissen an. Dazu musste ich mich auch erstmal mit Access beschäftigen – also: Learning by Doing – wenn ich eine Idee hatte, versuchte ich herauszufinden, wie das in Access umzusetzen ist.
Inzwischen ist die Anzahl der Felder, die ich verwende immer weiter angestiegen. Mit dabei sind unter anderem folgende Daten:
– Hersteller, Produkt, Jahr, neu/gebraucht, Verkäufer, Publisher, Lagerort
– dazu gibt es eine Verknüpfung zu einem Bild des Gegenstands, das auf meiner NAS liegt
– es kann auch ein Link zu dem entsprechenden Artikel auf meinem Blog eingefügt werden
Das Schöne an Access ist, dass die Daten in den Tabellen sich nicht ändern, die Eingabemasken aber individuell gestaltbar sind

Sammlungsverwaltung - Formular Sammlung
Sammlungsverwaltung – das aktuelle Formular für die Datenerfassung

Zur Zeit (Januar 2022) arbeite ich an einem sehr umfangreichen Menü, das den schnellen Zugriff auf die Datenbank selbst und vielen Abfragen gewährt, sodass ich viel „automatisiert“ ist.

Neu ist auch das Feld des Publishers, da viele Spiele von unterschiedlichen Firmen programmiert und auf den Markt gebracht wurden. Dies geht natürlich nur langsam voran, da hier viel Recherche nötig ist.

Ebenfalls werde ich vermutlich noch eine genauere Unterscheidung des Lagerorts integrieren – aktuell habe ich hier nur den Computerraum, den Konsolenraum, die Bibliothek und das Lager. Vermutlich wird das Lager noch weitere Unterkategorien erhalten, sollte es nötig werden.

Ein Nachteil an dieser Art der Verwaltung ist die mangelnde Möglichkeit Access-Datenbanken online verwenden zu können. Sollte ich unterwegs sein, z.B. wenn wieder Flohmärkte möglich sind, ist es wichtig vorher aktuelle Berichte zu generieren, die dann vielleicht im PDF-Format online abgelegt werden.

Mich würde interessieren ob meine Leser Ihre Sammlungen verwalten und wenn wie wird die Sammlung verwaltet – spezielle Software, Excel-Tabelle oder was ganz anderes. Wie macht Ihr das?